Dienstag, 29. Mai 2012

Mitarbeitergespräch: Grundlagen für erfolgreiche Gespräche

Das Mitarbeitergespräch ist ein wichtiges Führungsinstrument. Jedoch empfinden sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter das meist jährlich durchgeführte Gespräch oft als Zeitverschwendung und zweifeln an seinem Nutzen. Empirisch ist belegt, dass das Mitarbeitergespräch die Motivation steigern und die Kommunikation bzw. die Zusammenarbeit verbessern kann. Im Folgenden erhalten Sie in kompakter Form Empfehlungen für die erfolgreiche Durchführung der Gespräche.
Gerade wenn Ihnen als Führungskraft manches davon bekannt scheint: Studien zeigen, dass insbesondere der Führungsstil bzw. die Kommunikation mit Mitarbeitern verbesserungsfähig ist.

Grundsätzlich kann hilfreich sein, sich bei der Konzeption und Einführung (bzw. bei der Überarbeitung einer bestehenden Gesprächssystematik), aber auch bei der Vorbereitung individueller Gespräche durch einen erfahrenen Berater bzw. Coach unterstützen zu lassen.
Die Unternehmens- bzw. Gesprächskultur spielt eine wichtige Rolle. Wegen der Vorbild-Funktion sollten die Gespräche top-down (ein)geführt werden. Die Gesprächspartner sind grundsätzlich gleichberechtigt. Dies sollte sich u.a. in einem wertschätzenden und offenen Gesprächscharakter bzw. einem hohen Redeanteil des Mitarbeiters zeigen.

Für Führungskräfte selbstverständlich, sollten sich auch die Mitarbeiter intensiv auf das Gespräch vorbereiten. Zu den Grundlagen zählen auch die frühzeitige Planung, die rechtzeitige Einladung und ein geeigneter Rahmen (störungsfrei, angenehm). Hilfreich ist, sowohl den Prozess (Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung) als auch den Gesprächsinhalt zu strukturieren. Eigene Notizen bzw. Leitfäden und Checklisten unterstützen dabei (im Vordergrund sollte jedoch stets der gemeinsame Austausch auf Augenhöhe und nicht das Ausfüllen von Formularen stehen). Denn das Gespräch beinhaltet in der Regel mehrere Elemente: Feedback über die gezeigte Leistung (Vergangenheit), Aufgabenschwerpunkte und Zusammenarbeit (Gegenwart) sowie Erwartungen und abgeleitete Vereinbarungen (Zukunft). Hinzu kommt die Feststellung erreichter bzw. die Vereinbarung neuer Ziele, die oft auch monetär eine Rolle spielen. Das Gespräch wird dadurch schnell komplex und macht die beiderseitige Vorbereitung so wichtig.

Der Gesprächseinstieg gelingt am besten, indem zunächst Gesprächsziel und Rahmen (Ablauf, Dauer, etc.) genannt werden und über die aktuellen Aufgaben gesprochen wird. Dies vermeidet, dass das Gespräch im weiteren Verlauf unbeabsichtigt andere Schwerpunkte (z.B. Gehaltsverhandlung) erlangt.

Auch bei guter Vorbereitung kann das Gespräch durchaus fordern. Trotz möglicher abweichender Sichtweisen sind gemeinsam Vereinbarungen zu treffen. Als Führungskraft ist daher hilfreich, sich auf konkrete Situations- bzw. Verhaltensbeobachtungen zu stützen und für einen konstruktiven Gesprächsverlauf Ich-Botschaften, offene Fragen, Zusammenfassungen und aktives Zuhören einzusetzen. Schwierige Gesprächssituationen resultieren oft weniger durch Sachthemen, sondern durch Störungen auf der Beziehungsebene. Zur Klärung trägt bei, den Gesprächsverlauf von der Metaebene zu betrachten und die Wahrnehmungen zu thematisieren.
Je stärker der Mitarbeiter in das Gespräch eingebunden wird, umso höher fällt seine Bereitschaft aus, aus den diskutierten Themen Ziele abzuleiten, zu vereinbaren und später auch umzusetzen. Klassiker bei der Vereinbarung sind „smarte“ Ziele: SMART steht dabei als Akronym für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Vereinbarungen bzw. Ziele können und sollten auch die fachliche und persönliche Weiterentwicklung des Mitarbeiters (Förder- bzw. Entwicklungsplan) oder die künftige Gestaltung der Zusammenarbeit betreffen. 

Bislang wurden „Sonderformen“ des Mitarbeitergesprächs, oft als „schwierige Mitarbeitergespräche“ bezeichnet, nicht angesprochen. Bei ihnen überwiegt ein inhaltlicher Aspekt, beispielsweise als reines Beurteilungsgespräch, Rückkehrgespräch nach Erkrankung oder Kritikgespräch. Bei der Vorbereitung einzelner herausfordernder Gespräche kann ein Coach unterstützen. Im Change-Umfeld (Restrukturierung, Fusion, etc.) mit hoher Unsicherheit und einer Vielzahl anstehender Beurteilungs-, Versetzungs- oder gar Trennungsgespräche ist zusätzlich das Angebot eines Gesprächstrainings nicht nur für jüngere Führungskräfte zielführend. Auch erfolgreiche Sportler müssen kontinuierlich trainieren, um ihr Leistungsniveau zu halten.

Trotz der genannten Empfehlungen:  Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter sollten auch auf Basis ihrer persönlichen Erfahrungen ihren eigenen authentischen Stil für ein wertschätzendes Miteinander finden.

Fazit: Mitarbeiter und Führungskraft tragen die Verantwortung für einen erfolgreichen Gesprächsverlauf. Insbesondere eine ernsthafte Vorbereitung, wertschätzende Grundhaltung, ausreichend Zeit und klare Vereinbarungen erhöhen deutlich die Chance, dass Gespräche (künftig) zu einer Win-win-Situation für die Gesprächsbeteiligten führen. Dies ist für das gesamte Unternehmen vorteilhaft – z.B. in Form einer konstruktiveren Zusammenarbeit bzw. stärkeren Mitarbeiterbindung.

Wie sehen Ihre Erfahrungen aus bzw. was wäre aus Ihrer Sicht hilfreich?


Homepage Andreas Dotzauer Beratung | Training | Coaching
Veranstaltungstipps Mitarbeitergespräche: Offene Seminare bzw. Trainings | Inhouse-Angebot für Unternehmen

Keine Kommentare:

Kommentar veröffentlichen

Die Kommentare werden insbesondere zum Schutz vor Spam und verdeckter Werbung vor der Veröffentlichung gesichtet. Vielen Dank für Ihr Verständnis!